Workflow Automation
Workflow Automation verbindet mehrere Arbeitsschritte zu einem automatischen Ablauf -- KI kann dabei Entscheidungen unterstützen, die früher manuell getroffen wurden.
Was ist Workflow Automation?
Workflow Automation — auf Deutsch Arbeitsablauf-Automatisierung — bedeutet, dass mehrere zusammenhängende Arbeitsschritte weitgehend automatisch ablaufen. Der Unterschied zur einfachen Automatisierung: Ein Workflow verbindet mehrere Schritte zu einer Kette und trifft dabei selbstständig Entscheidungen, während Menschen bei Ausnahmen eingreifen.
Stellen Sie sich den Ablauf vor, wenn eine Kundenbestellung eingeht: E-Mail lesen, Bestellung prüfen, im System erfassen, Lagerbestand checken, Bestätigung senden. Bei einer Workflow Automation erledigt das System all diese Schritte automatisch — und entscheidet dabei auch, was bei Abweichungen passiert, etwa wenn ein Artikel nicht vorrätig ist.
Warum ist das für Unternehmen relevant?
In vielen Unternehmen existieren Arbeitsabläufe, die zwar definiert sind, aber trotzdem manuell durchgeführt werden. Mitarbeiter klicken sich durch verschiedene Programme, kopieren Daten hin und her und tragen Informationen von Hand ein. Das ist zeitraubend und fehleranfällig.
Workflow Automation mit KI geht einen Schritt weiter als klassische Automatisierung: Während rein regelbasierte Lösungen bei Ausnahmen schneller an Grenzen stoßen, kann eine KI-gestützte Workflow Automation auch unstrukturierte Eingaben verarbeiten und kontextbezogene Entscheidungen unterstützen.
Workflow Automation in der Praxis
Ein Handwerksbetrieb automatisiert seinen Angebotsprozess: Wenn eine Anfrage per E-Mail eingeht, erkennt die KI den Projekttyp, zieht passende Kalkulationsdaten aus dem System, erstellt ein Angebot und sendet es an den zuständigen Mitarbeiter zur finalen Freigabe. Was früher 30 Minuten dauerte, ist in 2 Minuten erledigt.
Ein Personaldienstleister hat den Onboarding-Workflow automatisiert: Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, erstellt das System automatisch alle nötigen Zugänge, sendet Willkommens-E-Mails, plant Einarbeitungstermine und erstellt die Checkliste für die Personalabteilung.
Ein Beratungsunternehmen hat seinen Abrechnungsworkflow automatisiert: Zeiterfassungen werden am Monatsende automatisch zusammengefasst, mit den Vertragsbedingungen abgeglichen, als Rechnung formatiert und dem zuständigen Partner zur Freigabe vorgelegt.
Hinweis: Dieses Glossar dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung. Trotz sorgfältiger Erstellung übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. Details findest du im Haftungshinweis.
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